Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Länder und einiger Drittländer, die die E-Rechnung ebenfalls zum Standard für Abrechnungen im Wirtschaftsverkehr gemacht haben.

Unternehmen in Deutschland müssen künftig E-Rechnungen annehmen und können diese auch ausstellen und senden. Dies soll den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und die Abwicklung von Rechnungen effizienter gestalten.

Wichtige Termine zur Umstellung auf E-Rechnung

• Ab 01.01.2025:

  • Unternehmen müssen E-Rechnungen annehmen, wenn beide Parteien in Deutschland sind (B2B-Umsätze).
  • Unternehmen können E-Rechnungen ausstellen und senden, wenn beide Parteien in Deutschland sind (B2B-Umsätze).
    
    

• Ab 01.01.2027:

  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen und senden.
    
    

• Ab 01.01.2028:

  • Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen ausstellen und senden.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im strukturierten Format gemäß der europäischen Norm EN 16931. Sie ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung, da die Daten direkt in die Systeme importiert werden können.

Formate wie PDF, .tif und .jpeg sind nicht geeignet, da sie nicht den Anforderungen entsprechen.

E-Rechnungen basieren auf XML-Datensätzen und können mit Visualisierungsprogrammen lesbar gemacht werden.

Hybride Formate wie ZUGFeRD enthalten sowohl maschinen- als auch menschenlesbare Daten. Die grundlegenden Anforderungen an Rechnungen bleiben unverändert.

Stand 08_24

Die E-Rechnung ist flexibel und kann in verschiedenen Formaten erstellt werden, solange sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

In Deutschland sind besonders XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) verbreitet. Auch andere Formate wie Factur-X sind erlaubt, wenn sie die Norm EN 16931 erfüllen.

(Im öffentlichen Sektor werden oft XRechnung und XStandard verwendet.)

• Steuerfreie Leistungen: Dazu gehören beispielsweise ärztliche Leistungen, Versicherungsdienstleistungen und bestimmte Bildungsangebote, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro, wie zum Beispiel kleine Einkäufe im Einzelhandel oder Dienstleistungen wie eine kurze Taxifahrt, fallen unter diese Ausnahme (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise: Tickets für öffentliche Verkehrsmittel wie Busse, Bahnen oder Flugzeuge sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 34 UStDV).

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt für alle Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B-Umsätze) im Inland, unabhängig von der Größe oder Art des Unternehmens.

Unternehmer können ab diesem Datum Rechnungen in einem speziellen Datenformat ausstellen, ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Dies ersetzt die bisher übliche Papierrechnung. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erforderlich.

In der Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2027 gibt es Ausnahmen für die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Das bedeutet, dass Unternehmen in dieser Zeit noch nicht zwingend E-Rechnungen ausstellen müssen, aber sie müssen in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen und zu speichern.

Auch kleine Unternehmen, Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen (wie Vermieter) und Landwirte müssen ab dem 1. Januar 2025 technisch vorbereitet sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Um eine E-Rechnung elektronisch zu empfangen, reicht es oft aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach hat. Via E-Mail ist nur eine von mehreren Möglichkeiten, E-Rechnungen zu übermitteln.

Andere Wege sind der Download von einer Webseite oder die Bereitstellung über spezielle elektronische Schnittstellen. Unternehmen können selbst entscheiden, welchen Weg sie nutzen, solange die Rechnung elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

Die Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen gemäß den GoBD verlangen, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung im ursprünglichen Format und unverändert aufbewahrt wird. Auch wenn zusätzlich ein lesbares Format wie PDF bereitgestellt wird, muss das Ursprungsformat archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 nur noch 8 Jahre.

Mehr dazu inkl. Tabelle:
https://www.juraforum.de/news/gesetzliche-aufbewahrungsfristen-2025

Ja, ab dem 1. Januar 2025 sind auch gemeinnützige Vereine in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und auszustellen, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen verkaufen. Diese Pflicht gilt auch für Vereine, die die Kleinunternehmerregelung für die Umsatzsteuer gewählt haben. Das bedeutet, dass Vereine in allen Bereichen, in denen sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, E-Rechnungen erstellen müssen.

Es gilt jedoch auch eine Übergangsfrist: Wenn der Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder einfache digitale Rechnungen ausgestellt werden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gibt es eine freiwillige Ausnahme von der Pflicht.

Mehr unter folgendem Link: Vereinsnews – Regierungsportal M-V (steuerportal-mv.de)