1. Belege sammeln und prüfen: Der Buchhalter/Unternehmer sorgt dafür, dass alle relevanten Belege vollständig, gut organisiert und den Anforderungen entsprechend sind. Dies umfasst das Sammeln von Quittungen, Rechnungen und anderen Nachweisen für Ausgaben.
   
   
2. Daten erfassen und Erstattungen berechnen: Alle wichtigen Informationen wie Datum, Zweck und Kosten der Ausgaben werden notiert und in die Buchhaltungssoftware eingetragen. Basierend auf den eingereichten Belegen und geltenden Richtlinien werden die erstattungsfähigen Beträge ermittelt.
   
   
3. Dokumentation und Kommunikation: Der Buchhalter/Unternehmer stellt sicher, dass alle Ausgaben klar und nachvollziehbar dokumentiert sind, um die finanzielle Transparenz zu gewährleisten und die Erstellung von Berichten und Steuererklärungen zu erleichtern. Zudem klärt er Rückfragen und fordert gegebenenfalls fehlende Informationen oder Belege bei den Reisenden an.

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Die Pauschalen für 2025 bleiben unverändert zu 2024.

Die Verpflegungs- und Kilometerpauschalen für Dienstfahrten im Jahr 2025 bleiben unverändert im Vergleich zu 2024.

Das bedeutet, dass die Verpflegungspauschale weiterhin bei 14 Euro für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden und 28 Euro für Abwesenheiten von mindestens 24 Stunden liegt.(Hier geht es zur Tabelle: Verpflegungspauschalen 2024/25 – Bundesfinanzministerium)

Ebenso bleibt die Kilometerpauschale für 2025 unverändert bei 0,30 Euro pro Kilometer für die Nutzung eines PKW. Diese Regelung ist im Bundesreisekostengesetz (Quelle: gesetze-im-internet.de) festgelegt und gilt für alle beruflich veranlassten Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte liegen.

Die Frist zur Einreichung der Reisekostenabrechnung variiert je nach Unternehmen.
Üblicherweise sollte die Abrechnung jedoch innerhalb von 3 Monaten nach der Reise eingereicht werden.

Ohne Belege können die Ausgaben in der Regel nicht erstattet werden. Es ist daher wichtig, alle Quittungen und Rechnungen sorgfältig aufzubewahren.

• Fahrtkosten: Kosten für die An- und Abreise, einschließlich Bahn-, Flug- oder Bustickets. Bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs kann die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer für PKWs und 0,20 Euro pro Kilometer für Motorräder angesetzt werden.
  
  
• Übernachtungskosten: Kosten für Hotelübernachtungen oder andere Unterkünfte. Diese müssen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden, da es keine Pauschbeträge gibt.
  
  
• Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für zusätzliche Verpflegungskosten während der Reise. Im Inland beträgt die Pauschale 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 28 Euro für einen vollen Kalendertag. Im Ausland variieren die Pauschalen je nach Land.
  
  
• Reisenebenkosten: Zusätzliche Kosten, die während der Reise anfallen, wie Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel am Zielort.
  
  
• Telefon- und Internetkosten: Kosten für geschäftliche Telefonate und Internetnutzung während der Reise können ebenfalls abgerechnet werden, sofern sie nachgewiesen werden können.
  
  
• Bewirtungskosten: Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern oder Kunden während der Reise. Diese müssen detailliert dokumentiert und durch Belege nachgewiesen werden.
  
  
• Visum- und Impfkosten: Kosten für Visa, Impfungen oder andere notwendige Reisevorbereitungen können ebenfalls geltend gemacht werden.
  
  
• Sonstige Kosten: Alle weiteren Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen und nachgewiesen werden können, wie z.B. Kosten für die Nutzung von Konferenzräumen oder Arbeitsmaterialien.

Ja, wenn die Fortbildung oder das Seminar beruflich veranlasst ist, können die Reisekosten in der Regel erstattet werden.

1. Fahrkarten und Flugtickets: Belege für öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Bus, Flugzeug oder Taxi.
2. Hotelrechnungen: Nachweise für Übernachtungskosten.
3. Tankquittungen: Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs, um die gefahrenen Kilometer nachzuweisen.
4. Mietwagenrechnungen: Falls ein Mietwagen genutzt wurde.
5. Parkquittungen: Belege für Parkgebühren.
6. Verpflegungsbelege: Nachweise für Verpflegungskosten, falls diese erstattet werden.
7. Sonstige Ausgaben: Belege für sonstige notwendige Ausgaben im Zusammenhang mit der Reise, wie z.B. Mautgebühren oder Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen.

Aufbewahrungsfrist: In der Regel sollten diese Belege mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und im Falle einer Steuerprüfung alle notwendigen Nachweise vorlegen zu können.

Die Verpflegungspauschale ist ein festgelegter Betrag, den du für Verpflegungskosten erhältst, wenn du auf Geschäftsreise bist. Diese Pauschale soll die zusätzlichen Ausgaben für Essen und Trinken abdecken, die entstehen, wenn du unterwegs bist.

In Deutschland beträgt die Verpflegungspauschale seit 2020 für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 14 Euro pro Tag und für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden 28 Euro pro Tag. Diese Beträge kannst du entweder von deinem Arbeitgeber erstattet bekommen oder in deiner Steuererklärung als Werbungskosten angeben.

Die Pauschale erleichtert die Abrechnung, da du nicht jede einzelne Mahlzeit nachweisen musst. Stattdessen kannst du einfach die entsprechenden Pauschalbeträge ansetzen.

Auf der Seite des Bundesfinanzministeriums werden die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen 2024 veröffentlicht.

Die Verpflegungspauschale darf gekürzt werden, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer Mahlzeiten zur Verfügung stellt. Diese Kürzung erfolgt tagesbezogen und bezieht sich auf die Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit bereitgestellt wurde.

Für ein Frühstück wird die Pauschale um 20 % gekürzt, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 %.

Diese Regelung stellt sicher, dass der Arbeitnehmer nicht doppelt begünstigt wird, indem er sowohl die volle Pauschale als auch die gestellten Mahlzeiten steuerlich geltend machen kann.

Die Kilometerpauschale ist ein festgelegter Betrag, den du pro gefahrenem Kilometer ansetzen kannst, wenn du ein privates Fahrzeug für berufliche oder dienstliche Fahrten nutzt. Diese Pauschale dient dazu, die Kosten für Benzin, Abnutzung des Fahrzeugs, Versicherung und andere fahrzeugbezogene Ausgaben zu decken.

Für einen PKW beträgt die Kilometerpauschale in Deutschland 0,30 Euro pro Kilometer. Das bedeutet, dass du für jeden gefahrenen Kilometer 30 Cent als Reisekosten ansetzen kannst. Für andere Fahrzeuge wie Motorräder beträgt die Pauschale 0,20 Euro pro Kilometer.

Die Kilometerpauschale erleichtert die Abrechnung, da du nicht jede einzelne Ausgabe nachweisen musst, sondern einfach die gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalbetrag multiplizieren kannst.

Diese Pauschale ist im Bundesreisekostengesetz (Quelle: gesetze-im-internet.de) festgelegt und gilt für alle beruflich veranlassten Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte liegen.

Hier sind die wesentlichen Angaben, die nicht fehlen sollten:

• Name des Reisenden: Wer die Reise unternommen hat.
• Reisedatum: Wann die Reise stattgefunden hat.
• Reisezweck: Der Grund für die Reise.
• Start- und Zielort: Wo die Reise begonnen und geendet hat.
• Dauer der Reise: Wie lange die Reise gedauert hat.
• Gefahrene Kilometer: Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs, die zurückgelegte Strecke.
• Belege: Entsprechende Nachweise wie Tankquittungen, Hotelrechnungen, Fahrkarten etc.